قد تختلف عملية الإبلاغ عن أي مشكلات تتعلق بالصيانة الخارجية اعتمادًا على الموقف المحدد والجهة المسؤولة عن الصيانة. ومع ذلك ، إليك عملية عامة يمكن اتباعها:
1. حدد المشكلة: أولاً ، حدد مشكلة الصيانة الخارجية المحددة التي يجب الإبلاغ عنها. قد يكون هذا أي شيء من البنية التحتية التالفة أو المعدات المعطلة أو الظروف القبيحة.
2. تحديد المسؤولية: تعرف على المسؤول عن معالجة مشكلة الصيانة. قد يكون هذا مالك العقار أو شركة إدارة الممتلكات أو جمعية أصحاب المنازل (HOA) أو الحكومة المحلية أو أي كيان آخر ذي صلة.
3. جمع المعلومات: اجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات حول المشكلة ، بما في ذلك موقعها ونوعها وخطورتها وأي أدلة داعمة مثل الصور الفوتوغرافية أو الوثائق.
4. الاتصال بالطرف المسؤول: تواصل مع الطرف المسؤول باستخدام طريقة الاتصال المفضلة لديهم. قد تكون هذه مكالمة هاتفية أو بريد إلكتروني أو إرسال نموذج عبر الإنترنت أو خطاب مكتوب. احصل على معلومات الاتصال الخاصة بهم من إدارة الممتلكات أو إرشادات HOA أو الإدارات الحكومية المحلية ذات الصلة.
5. وصف المشكلة: قم بوصف مشكلة الصيانة بشكل واضح وموجز في اتصالك ، بما في ذلك جميع التفاصيل ذات الصلة والمعلومات الداعمة من الخطوة 3. قم بتضمين أي تواريخ وأوقات محددة إن أمكن.
6. المتابعة: إذا لم تتلق ردًا في غضون فترة زمنية معقولة ، فقم بالمتابعة بتذكير مهذب. اعتمادًا على مدى إلحاح المشكلة وخطورتها ، قد تحتاج إلى تصعيد تقريرك إلى سلطة أعلى أو طلب المشورة القانونية.
7. توثيق الاتصالات: احتفظ بسجل لجميع اتصالاتك ، بما في ذلك التواريخ والأوقات وأسماء الأشخاص الذين تحدثت معهم بشأن هذه المسألة. يمكن أن تكون هذه الوثائق مفيدة إذا كانت هناك حاجة لاتخاذ مزيد من الإجراءات في المستقبل.
بشكل عام ، يتطلب الإبلاغ عن مشكلات الصيانة الخارجية اتصالًا واضحًا وتوثيقًا مناسبًا وصبرًا في التعامل مع الأطراف المسؤولة.
تاريخ النشر: