Όταν πρόκειται για κατασκευαστικά και μηχανολογικά έργα, μερικές φορές μπορεί να προκύψουν αποκλίσεις από τα εγκεκριμένα σχέδια σχεδιασμού λόγω ποικίλων παραγόντων όπως απροσδόκητες συνθήκες τοποθεσίας, αλλαγές στις απαιτήσεις ή ακόμα και ανθρώπινα λάθη. Είναι σημαντικό να παρακολουθούνται και να τεκμηριώνονται τυχόν τέτοιες αποκλίσεις για να διασφαλιστεί η λογοδοσία, η διατήρηση της διαφάνειας και η αξιολόγηση του αντίκτυπου στο έργο.
Για την αντιμετώπιση του πρώτου μέρους της ερώτησης, ο προσδιορισμός του εάν υπάρχουν αποκλίσεις από τα εγκεκριμένα σχέδια σχεδιασμού απαιτεί διεξοδική αναθεώρηση και σύγκριση μεταξύ των σχεδίων σχεδιασμού και της πραγματικής υλοποίησης. Αυτή η εργασία εκτελείται συνήθως από διαχειριστές έργων, αρχιτέκτονες, μηχανικούς και άλλους σχετικούς ενδιαφερόμενους φορείς που εμπλέκονται στο έργο.
Εάν εντοπιστούν αποκλίσεις κατά τη διάρκεια αυτής της αναθεώρησης, είναι σημαντικό να αξιολογηθεί εάν έχουν τεκμηριωθεί και εγκριθεί σωστά. Η σωστή τεκμηρίωση αναφέρεται στη διατήρηση αρχείου των αποκλίσεων, συμπεριλαμβανομένων τυχόν αλλαγών που έγιναν στα σχέδια σχεδιασμού και των σχετικών λόγων. Αυτή η τεκμηρίωση θα πρέπει επίσης να δημιουργήσει μια σαφή διαδρομή επικοινωνίας, προσδιορίζοντας τους υπεύθυνους για τις αλλαγές και τις εγκρίσεις που ελήφθησαν.
Η διαδικασία τεκμηρίωσης και έγκρισης για αποκλίσεις μπορεί να ποικίλλει ανάλογα με την κλίμακα του έργου, την οργάνωση και τους ισχύοντες κανονισμούς. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες κοινές πρακτικές στον κλάδο. Συνήθως, ακολουθούνται τα ακόλουθα βήματα:
1. Προσδιορίστε και τεκμηριώστε την απόκλιση: Η ομάδα έργου πρέπει να καταγράφει τυχόν αποκλίσεις που διαπιστώθηκαν κατά τη διαδικασία αναθεώρησης. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει γραπτές περιγραφές, σχέδια, φωτογραφίες ή οποιοδήποτε άλλο σχετικό μέσο που απεικονίζει τις αλλαγές που έγιναν.
2. Αξιολογήστε τον αντίκτυπο: Η ομάδα αξιολογεί τον αντίκτυπο της απόκλισης στο έργο, συμπεριλαμβανομένων τυχόν πιθανών επιπτώσεων κόστους, χρονοδιαγράμματος ή ποιότητας. Αυτή η αξιολόγηση βοηθά στη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων και στην κατανόηση της σημασίας των αποκλίσεων.
3. Ειδοποίηση των σχετικών ενδιαφερομένων: Το υπεύθυνο προσωπικό, όπως ο διαχειριστής του έργου ή ο μηχανικός σχεδιασμού, θα πρέπει να ενημερώνει τους σχετικούς ενδιαφερόμενους για τις αποκλίσεις. Αυτό περιλαμβάνει τον πελάτη, αρχιτέκτονες, μηχανικούς, εργολάβους και οποιαδήποτε άλλα μέρη επηρεάζονται από τις αλλαγές.
4. Ζητήστε έγκριση: Ανάλογα με τη δομή διακυβέρνησης του έργου, το υπεύθυνο μέρος μπορεί να χρειαστεί να αναζητήσει επίσημες εγκρίσεις για τις αποκλίσεις. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την υποβολή εντολών αλλαγής, αιτημάτων για πληροφορίες ή οποιωνδήποτε άλλων απαραίτητων εγγράφων στην αρμόδια αρχή. Μπορούν να ληφθούν εγκρίσεις από τον πελάτη, την ομάδα σχεδιασμού, ρυθμιστικούς φορείς ή άλλους σχετικούς φορείς λήψης αποφάσεων.
5. Ενημέρωση της τεκμηρίωσης: Μόλις ληφθούν οι εγκρίσεις, η τεκμηρίωση του έργου θα πρέπει να ενημερωθεί για να αντικατοπτρίζει με ακρίβεια τις αλλαγές. Αυτό περιλαμβάνει την αναθεώρηση σχεδίων σχεδιασμού, προδιαγραφών, πεδίου εργασιών ή οποιωνδήποτε άλλων σχετικών εγγράφων.
Η σημασία της κατάλληλης τεκμηρίωσης και έγκρισης των αποκλίσεων δεν μπορεί να υπερεκτιμηθεί. Προστατεύει από πιθανές διαφορές, αξιώσεις ή υποχρεώσεις, διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς και τις συμβατικές υποχρεώσεις και συμβάλλει στη διατήρηση της ακεραιότητας του έργου.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι οι αποκλίσεις που ενέχουν σημαντικούς κινδύνους ή έχουν ουσιαστικό αντίκτυπο στο έργο ενδέχεται να απαιτούν πρόσθετες εγκρίσεις και αυστηρό έλεγχο. Ανάλογα με την πολυπλοκότητα του έργου, μπορεί να είναι απαραίτητη μια ανεξάρτητη διαδικασία αναθεώρησης ή επαλήθευσης για την αξιολόγηση της ασφάλειας και της σκοπιμότητας της απόκλισης.
Συνολικά, η διαδικασία τεκμηρίωσης και έγκρισης αποκλίσεων από εγκεκριμένα σχέδια σχεδιασμού στοχεύει στη διατήρηση της διαφάνειας, της υπευθυνότητας και της συμμόρφωσης του έργου. Επιτρέπει σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη να γνωρίζουν τις αλλαγές που έγιναν, τους λόγους πίσω από αυτές,
Ημερομηνία έκδοσης: