1. Tumia rafu na makabati: Sakinisha rafu na kabati imara ili kuhifadhi nyenzo za mradi, vitabu vya marejeleo na nyenzo nyinginezo. Weka lebo na upange vitu kwa utaratibu ili kuboresha ufikiaji na urejeshaji.
2. Wekeza katika makabati ya faili: Tumia makabati ya faili kwa ajili ya kuhifadhi nyaraka halisi na kumbukumbu. Panga faili kulingana na mradi, idara, au mteja, na utumie mfumo wa kuorodhesha kwa urejeshaji rahisi.
3. Tumia masuluhisho ya hifadhi ya kidijitali: Tekeleza majukwaa yanayotegemea wingu au programu ya usimamizi wa miradi inayoruhusu uhifadhi wa kati wa faili za kidijitali. Hii inahakikisha kwamba washiriki wote wa timu wanaweza kufikia na kushirikiana kwenye hati za mradi kutoka mahali popote.
4. Unda chumba maalum cha kuhifadhia: Ikiwa nafasi inaruhusu, teua chumba au eneo mahususi kwa madhumuni ya kuhifadhi pekee. Iwekee suluhu zinazofaa za uhifadhi kama vile sehemu za rafu, mapipa ya kuhifadhia, na masanduku ya kumbukumbu, na udumishe orodha iliyopangwa ya vitu vilivyohifadhiwa.
5. Tumia mapipa ya kuhifadhia yaliyo na lebo: Kwa vitu vidogo au nyenzo, tumia mapipa ya kuhifadhia yenye lebo au vyombo ili kuviweka kwa mpangilio na kufikika kwa urahisi. Weka alama kwa uwazi yaliyomo katika kila pipa na uyarundike kwenye rafu au makabati.
6. Teua nafasi mahususi za uhifadhi wa mradi: Wape nafasi washiriki wa timu binafsi kwa vitu vyao mahususi vya mradi. Hii inaweza kuwa droo, baraza la mawaziri la kibinafsi, au sehemu iliyo na lebo ya eneo kubwa la kuhifadhi.
7. Tekeleza mfumo wa usimamizi wa hati: Anzisha mfumo wa usimamizi wa hati ili kusanifisha kanuni za majina, udhibiti wa matoleo, na upangaji wa faili za kidijitali. Hii inahakikisha uthabiti katika miradi yote na hurahisisha kupata faili.
8. Tanguliza usalama na usalama: Jumuisha suluhu za hifadhi salama ili kulinda taarifa za siri au nyeti. Hii inaweza kujumuisha kabati zilizofungwa, hifadhi ya kidijitali inayolindwa na nenosiri, au hifadhi mbadala ya nje ya tovuti.
9. Weka sera inayoeleweka ya uhifadhi: Bainisha miongozo ya mbinu za kuhifadhi, kuhakikisha kwamba washiriki wa timu wanaelewa jinsi ya kupanga na kudhibiti nyenzo za mradi. Kuwasiliana na sera na kufanya vikao vya mafunzo mara kwa mara ili kuimarisha mbinu bora.
10. Safisha na uhakiki uhifadhi mara kwa mara: Ratibu ukaguzi wa mara kwa mara wa nafasi za kuhifadhi ili kutambua na kuondoa vitu visivyohitajika au vilivyopitwa na wakati. Hii huweka nafasi za kazi bila vitu vingi na kuhakikisha kuwa nyenzo muhimu pekee ndizo zimehifadhiwa.
Tarehe ya kuchapishwa: