پراجیکٹ مینجمنٹ کے کام کی جگہوں کے اندر رازداری اور توجہ کا احساس پیدا کرنا ٹیموں کی پیداواریت اور کارکردگی کے لیے بہت ضروری ہے۔ اس کو حاصل کرنے کے لیے یہاں کچھ موثر حکمت عملی ہیں:
1. میٹنگ کے لیے مخصوص جگہیں: الگ الگ میٹنگ کی جگہیں فراہم کریں، جیسے کانفرنس روم یا چھوٹے بریک آؤٹ روم، جہاں ٹیم کے ممبران دوسروں کو پریشان کیے بغیر بات چیت، ذہن سازی کے سیشنز، یا مسائل کے حل کے لیے جمع ہو سکتے ہیں۔
2. پرسکون زونز: کام کی جگہ کے اندر مخصوص علاقے قائم کریں جہاں شور کی سطح کو کم سے کم رکھا جائے۔ یہ نامزد خاموش زون انفرادی کام، ارتکاز، یا اہم سوچ کے کاموں کے لیے استعمال کیے جا سکتے ہیں۔
3. پرائیویٹ ورک سٹیشن: اس بات کو یقینی بنائیں کہ ٹیم کے ہر رکن کے پاس جسمانی حدود، جیسے دیواروں یا کیوبیکلز کے ساتھ اپنی مخصوص کام کی جگہ ہے، تاکہ ذاتی جگہ کا احساس پیدا ہو اور پڑوسی ساتھیوں سے خلفشار کو کم کیا جا سکے۔
4. کھلی مواصلات کی پالیسیاں: ٹیم کے اراکین کے درمیان کھلے مواصلات اور تعاون کے لیے رہنما اصول قائم کریں۔ باقاعدگی سے چیک ان اور بات چیت کی حوصلہ افزائی کریں، لیکن "خاموش اوقات" یا بلاتعطل کام کے وقت کے مخصوص بلاکس بھی قائم کریں جہاں افراد کو خلفشار کو محدود کرنے اور اپنے کاموں پر توجہ مرکوز کرنے کی ترغیب دی جاتی ہے۔
5. شور کو کم کرنے کے اقدامات: شور کو کم کرنے کی تکنیکوں کو لاگو کریں جیسے آواز کو جذب کرنے والے مواد، سفید شور والی مشینیں، یا صوتی پینل کام کی جگہ میں محیطی شور اور گفتگو کی وجہ سے ہونے والے خلفشار کو کم کرنے کے لیے۔
6. بصری اشارے صاف کریں: بصری مارکر استعمال کریں، جیسے "ڈسٹرب نہ کریں" کے اشارے یا کلر کوڈ والے اشارے، اس بات کا اشارہ دینے کے لیے کہ جب ٹیم کے اراکین کو کسی کام میں خلل نہیں ڈالنا چاہیے یا فوکسڈ ورک موڈ میں ہونا چاہیے۔
7. لچکدار کام کے انتظامات کی حوصلہ افزائی کریں: دور دراز کے کام یا لچکدار نظام الاوقات کے لیے اختیارات فراہم کریں، جس سے ٹیم کے اراکین کو ضرورت پڑنے پر پرسکون، زیادہ توجہ مرکوز ماحول کا انتخاب کرنے کی اجازت دی جائے۔
8. مناسب اسٹوریج اور تنظیم: اس بات کو یقینی بنائیں کہ ورک اسپیس میں مواد اور دستاویزات کو منظم رکھنے کے لیے کافی ذخیرہ کرنے کے اختیارات ہیں، جیسے دراز، الماریاں، یا شیلف۔ بے ترتیبی سے پاک ماحول خلفشار کو کم کرنے اور توجہ کو فروغ دینے میں مدد کرتا ہے۔
9. ٹیکنالوجی کا استعمال: تعاون کے ٹولز اور پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کا استعمال کریں جو ورچوئل کمیونیکیشن، دستاویز شیئرنگ، اور ورک فلو مینجمنٹ میں سہولت فراہم کرتے ہیں۔ یہ مسلسل جسمانی تعامل کی ضرورت کو کم کرتا ہے اور ٹیم کے ارکان کو آزادانہ طور پر اپنے کاموں پر کام کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
10. ایرگونومک تحفظات: آرام دہ اور ایڈجسٹ ہونے والا فرنیچر فراہم کریں جیسے کرسیاں اور میزیں جو اچھی کرنسی کو سپورٹ کرتی ہیں اور کام کے طویل اوقات میں توجہ کو بڑھاتی ہیں۔
ان حکمت عملیوں کو لاگو کرنے سے، پراجیکٹ مینجمنٹ ورک اسپیس پرائیویسی اور فوکس کا احساس پیدا کر سکتے ہیں، جس سے ٹیم کے ممبران کو موثر اور موثر طریقے سے کام کرنے کے قابل بنایا جا سکتا ہے۔
تاریخ اشاعت: