1. व्यवसाय को समझें: व्यवसाय निरंतरता योजना (बीसीपी) विकसित करने से पहले, व्यवसाय की प्रकृति, उसके संचालन, महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं और निर्भरता को पूरी तरह से समझना महत्वपूर्ण है। संगठन को शीघ्रता से ठीक करने के लिए आवश्यक सबसे महत्वपूर्ण कार्यों की पहचान करने के लिए एक व्यापक व्यावसायिक प्रभाव विश्लेषण (बीआईए) का संचालन करें।
2. प्रमुख भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को परिभाषित करें: बीसीपी के विकास, कार्यान्वयन और कार्यान्वयन में शामिल प्रत्येक टीम के सदस्य की भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें। इसमें योजना के विकास और रखरखाव की देखरेख के लिए एक व्यवसाय निरंतरता प्रबंधक या टीम को नामित करना शामिल है।
3. स्पष्ट उद्देश्य स्थापित करें: बीसीपी के उद्देश्यों और लक्ष्यों को परिभाषित करें, जिसमें पुनर्प्राप्ति समय उद्देश्य (आरटीओ) और पुनर्प्राप्ति बिंदु उद्देश्य (आरपीओ) शामिल हैं। ये उद्देश्य व्यवधान के स्वीकार्य स्तर को निर्धारित करने और संकट के दौरान निर्णय लेने में मार्गदर्शन करने में मदद करेंगे।
4. जोखिम मूल्यांकन और शमन: संभावित जोखिमों और खतरों की पहचान करें और उनका विश्लेषण करें जो व्यवसाय संचालन को बाधित कर सकते हैं। इसमें प्राकृतिक आपदाएँ, साइबर हमले, आपूर्ति श्रृंखला व्यवधान, कर्मचारी आपात स्थिति आदि शामिल हैं। इन जोखिमों को कम करने के लिए रणनीतियाँ विकसित करें, जैसे निवारक उपाय, अतिरेक और बैकअप सिस्टम लागू करना।
5. प्रतिक्रिया और पुनर्प्राप्ति रणनीतियाँ विकसित करें: पहचाने गए जोखिमों के आधार पर, प्रत्येक संभावित परिदृश्य के अनुरूप प्रतिक्रिया और पुनर्प्राप्ति रणनीतियाँ विकसित करें। वैकल्पिक कार्य स्थानों, बैकअप सिस्टम और डेटा पुनर्प्राप्ति, संचार योजनाओं और संसाधन आवंटन पर विचार करें।
6. दस्तावेज़ प्रक्रियाएँ और प्रक्रियाएँ: किसी संकट के दौरान महत्वपूर्ण कार्यों को बनाए रखने या पुनर्स्थापित करने के लिए आवश्यक सभी प्रक्रियाओं, प्रक्रियाओं और प्रोटोकॉल का स्पष्ट रूप से दस्तावेज़ीकरण करें। इसमें निकासी योजनाएँ, आईटी पुनर्प्राप्ति प्रक्रियाएँ, संचार योजनाएँ और संसाधन आवंटन रणनीतियाँ शामिल हैं। सुनिश्चित करें कि यह दस्तावेज़ सभी प्रासंगिक हितधारकों के लिए आसानी से उपलब्ध हो।
7. योजना का लगातार परीक्षण और अद्यतन करें: सिमुलेशन, टेबलटॉप अभ्यास या लाइव अभ्यास के माध्यम से बीसीपी की प्रभावशीलता का नियमित रूप से परीक्षण करें। इससे किसी भी कमियों या कमजोरियों की पहचान करने में मदद मिलती है जिन्हें संबोधित करने की आवश्यकता है। इसके अतिरिक्त, कर्मियों, प्रौद्योगिकी, संचालन या बाहरी कारकों में परिवर्तन को प्रतिबिंबित करने के लिए योजना को नियमित रूप से अपडेट करें।
8. कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें: आपात्कालीन स्थिति के दौरान कर्मचारियों को उनकी भूमिका और जिम्मेदारियों पर उचित प्रशिक्षण प्रदान करें। यह सुनिश्चित करने के लिए जागरूकता कार्यक्रम और संकट प्रबंधन प्रशिक्षण आयोजित करें कि कर्मचारी संकट के दौरान प्रभावी ढंग से प्रतिक्रिया दे सकें और उबर सकें।
9. संचार प्रोटोकॉल स्थापित करें: किसी घटना के दौरान कर्मचारियों, ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और अन्य हितधारकों के साथ प्रभावी संचार सुनिश्चित करने के लिए मजबूत संचार प्रोटोकॉल विकसित करें। इसमें संगठन के भीतर और बाह्य रूप से कई संचार चैनल और संपर्क सूचियाँ शामिल हैं।
10. हितधारकों के साथ सहयोग करें: बीसीपी के भीतर उनका समावेश सुनिश्चित करने के लिए आपातकालीन सेवाओं, विक्रेताओं, ग्राहकों और स्थानीय अधिकारियों जैसे प्रासंगिक हितधारकों के साथ जुड़ें। अपनी आपदा पुनर्प्राप्ति योजनाओं को संगठन के बीसीपी के साथ संरेखित करने के लिए बाहरी भागीदारों के साथ सहयोग करें।
11. घटनाओं से सीखें: किसी घटना के बाद, बीसीपी में आवश्यक सुधार करने के लिए विश्लेषण करें और अनुभव से सीखें। सीखे गए पाठों की पहचान करें, योजना के कार्यान्वयन की प्रभावशीलता का आकलन करें और तदनुसार इसे अद्यतन करें।
12. दस्तावेज़ की समीक्षा करें और उसका रखरखाव करें: संपर्क सूचियों, प्रक्रियाओं और पुनर्प्राप्ति रणनीतियों सहित बीसीपी से संबंधित सभी दस्तावेज़ों की नियमित रूप से समीक्षा करें और अद्यतन करें। सुनिश्चित करें कि योजना समय के साथ वर्तमान और प्रासंगिक बनी रहे।
याद रखें, व्यवसाय निरंतरता योजना विकसित करना एक सतत प्रक्रिया है जिसके लिए संगठन के भीतर उभरते जोखिमों और परिवर्तनों को संबोधित करने के लिए नियमित समीक्षा, परीक्षण और परिशोधन की आवश्यकता होती है।
प्रकाशन तिथि: