กระบวนการรายงานปัญหาการบำรุงรักษาภายนอกอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะและหน่วยงานที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษา อย่างไรก็ตาม ต่อไปนี้เป็นกระบวนการทั่วไปที่สามารถปฏิบัติตามได้:
1. ระบุปัญหา: ขั้นแรก ระบุปัญหาการบำรุงรักษาภายนอกเฉพาะที่ต้องรายงาน อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่โครงสร้างพื้นฐานเสียหาย อุปกรณ์พัง หรือสภาพที่ไม่เรียบร้อย
2. กำหนดความรับผิดชอบ: ค้นหาว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการแก้ไขปัญหาการบำรุงรักษา ซึ่งอาจเป็นเจ้าของทรัพย์สิน บริษัทจัดการทรัพย์สิน สมาคมเจ้าของบ้าน (HOA) รัฐบาลท้องถิ่น หรือนิติบุคคลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
3. รวบรวมข้อมูล: รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาให้ได้มากที่สุด รวมถึงตำแหน่งที่ตั้ง ประเภท ความรุนแรง และหลักฐานสนับสนุน เช่น ภาพถ่ายหรือเอกสารประกอบ
4. ติดต่อฝ่ายที่รับผิดชอบ: ติดต่อฝ่ายที่รับผิดชอบโดยใช้วิธีการสื่อสารที่พวกเขาต้องการ ซึ่งอาจเป็นการโทรศัพท์ อีเมล การส่งแบบฟอร์มออนไลน์ หรือจดหมายที่เป็นลายลักษณ์อักษร รับข้อมูลการติดต่อจากฝ่ายบริหารทรัพย์สิน หลักเกณฑ์ของ HOA หรือหน่วยงานรัฐบาลท้องถิ่นที่เกี่ยวข้อง
5. อธิบายปัญหา: อธิบายปัญหาการบำรุงรักษาอย่างชัดเจนและรัดกุมในการสื่อสารของคุณ รวมถึงรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดและข้อมูลสนับสนุนจากขั้นตอนที่ 3 รวมถึงวันที่และเวลาที่เจาะจง หากมี
6. การติดตามผล: หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับภายในกรอบเวลาที่เหมาะสม ให้ติดตามผลด้วยการเตือนอย่างสุภาพ คุณอาจต้องส่งต่อรายงานของคุณไปยังหน่วยงานที่มีอำนาจสูงกว่าหรือขอคำแนะนำทางกฎหมาย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเร่งด่วนและความรุนแรงของปัญหา
7. การสื่อสารด้วยเอกสาร: เก็บบันทึกการสื่อสารทั้งหมดของคุณ รวมถึงวันที่ เวลา และชื่อของบุคคลที่คุณพูดคุยด้วยเกี่ยวกับปัญหา เอกสารนี้มีประโยชน์หากจำเป็นต้องดำเนินการเพิ่มเติมในอนาคต
โดยรวมแล้ว การรายงานปัญหาการบำรุงรักษาภายนอกจำเป็นต้องมีการสื่อสารที่ชัดเจน เอกสารประกอบที่เหมาะสม และความอดทนในการจัดการกับฝ่ายที่รับผิดชอบ
วันที่เผยแพร่: