Quy trình báo cáo bất kỳ vấn đề bảo trì bên ngoài nào có thể khác nhau tùy thuộc vào tình huống cụ thể và thực thể chịu trách nhiệm bảo trì. Tuy nhiên, đây là quy trình chung có thể tuân theo:
1. Xác định vấn đề: Đầu tiên, xác định vấn đề bảo trì bên ngoài cụ thể cần được báo cáo. Đây có thể là bất cứ điều gì từ cơ sở hạ tầng bị hư hỏng, thiết bị bị hỏng hoặc điều kiện khó coi.
2. Xác định trách nhiệm: Tìm ra người chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề bảo trì. Đây có thể là chủ sở hữu tài sản, công ty quản lý tài sản, hiệp hội chủ nhà (HOA), chính quyền địa phương hoặc bất kỳ tổ chức có liên quan nào khác.
3. Thu thập thông tin: Thu thập càng nhiều thông tin càng tốt về vấn đề, bao gồm vị trí, loại, mức độ nghiêm trọng và mọi bằng chứng hỗ trợ như ảnh hoặc tài liệu.
4. Liên hệ với bên chịu trách nhiệm: Liên hệ với bên chịu trách nhiệm bằng phương thức liên lạc ưa thích của họ. Đây có thể là một cuộc gọi điện thoại, email, gửi biểu mẫu trực tuyến hoặc thư viết tay. Lấy thông tin liên hệ của họ từ ban quản lý tài sản, hướng dẫn của HOA hoặc các cơ quan chính quyền địa phương có liên quan.
5. Mô tả vấn đề: Mô tả rõ ràng và chính xác vấn đề bảo trì trong thông tin liên lạc của bạn, bao gồm tất cả các chi tiết liên quan và thông tin hỗ trợ từ bước 3. Bao gồm mọi ngày và giờ cụ thể nếu có.
6. Theo dõi: Nếu bạn không nhận được phản hồi trong một khung thời gian hợp lý, hãy theo dõi bằng một lời nhắc nhở lịch sự. Tùy thuộc vào mức độ khẩn cấp và mức độ nghiêm trọng của vấn đề, bạn có thể cần báo cáo lên cơ quan có thẩm quyền cao hơn hoặc nhờ tư vấn pháp lý.
7. Giao tiếp bằng tài liệu: Lưu giữ hồ sơ tất cả các giao tiếp của bạn, bao gồm ngày, giờ và tên của những người bạn đã nói chuyện về vấn đề này. Tài liệu này có thể hữu ích nếu cần có thêm hành động trong tương lai.
Nhìn chung, việc báo cáo các vấn đề bảo trì bên ngoài yêu cầu thông tin liên lạc rõ ràng, tài liệu phù hợp và sự kiên nhẫn khi giải quyết với các bên chịu trách nhiệm.
Ngày xuất bản: