1. Digitalno vođenje evidencije: Prijelaz s papirnate na digitalnu evidenciju učinkovit je način organiziranja medicinske dokumentacije. Elektronički zapisi olakšavaju pristup informacijama, minimiziraju pogreške tijekom čitanja i eliminiraju potrebu za velikim skladišnim prostorima za medicinsku dokumentaciju.
2. Organizirani sustav arhiviranja: Uspostavljanje organiziranog sustava arhiviranja jedan je od najboljih načina za poboljšanje učinkovitosti i organizacije u odjelu medicinske dokumentacije. Sustav arhiviranja mora biti lako razumljiv i slijediti logičan sustav, kao što je sortiranje zapisa prema imenu pacijenta, broju medicinskog kartona ili datumu.
3. Dodjeljivanje razdoblja čuvanja zapisa: Organiziranje medicinske dokumentacije pacijenata oko njihovog razdoblja čuvanja još je jedan način povećanja učinkovitosti. Osoblje može lako identificirati relevantnu medicinsku dokumentaciju za starije pacijente i premjestiti je u arhivu, oslobađajući prostor u aktivnom sustavu arhiviranja kartona pacijenata.
4. Odgovarajuća obuka osoblja: Osoblje medicinske dokumentacije mora biti odgovarajuće obučeno za pohranjivanje, rukovanje i pronalaženje medicinske dokumentacije. Sesije obuke mogu pomoći osoblju da se upozna s novom tehnologijom vođenja evidencije, najboljim praksama i općim postupcima rukovanja kako bi se povećala učinkovitost.
5. Suradnja s drugim odjelima: Odjeli medicinske dokumentacije mogu imati koristi od bliske suradnje s drugim bolničkim odjelima poput naplate i kodiranja. Dijeljenjem informacija, medicinska evidencija može pružiti podatke potrebne za kodiranje i naplatu, smanjujući vrijeme potrebno za unos podataka i eliminirajući potrebu za prijenosom datoteka.
6. Učinkovit sustav praćenja zapisa: Sustav praćenja fizičkih i elektroničkih zapisa. Ovaj sustav vam može omogućiti praćenje pristupa i kretanja svih zapisa u odjelu. Ovaj sustav može pomoći u
brzom lociranju zapisa kada je potrebno i izbjeći zabunu kada se datoteka izgubi.
Datum objave: