1. Fizičko okruženje: Osigurajte da sobe za sastanke i prostori za suradnju imaju odgovarajuće fizičke barijere kao što su zvučno izolirani zidovi ili pregrade kako bi se spriječilo curenje zvuka i vizualna privatnost. Smanjite prozore i koristite matirano staklo ili rolete za privatnost. Postavite vrata koja se mogu zaključati kako biste ograničili pristup.
2. Tehnologija: Koristite sigurne i šifrirane alate za suradnju i komunikacijske platforme koje zadovoljavaju standarde privatnosti i povjerljivosti. Implementirajte kontrole pristupa kako biste osigurali da samo ovlaštene osobe mogu sudjelovati i vidjeti osjetljive informacije. Šifrirajte podatke u prijenosu i mirovanju kako biste ih zaštitili od neovlaštenog pristupa.
3. Upravljanje podacima: Razvijte jasne politike i procedure za rukovanje i pohranu osjetljivih podataka. Ograničite pristup povjerljivim informacijama prema potrebi. Koristite sigurne sustave za dijeljenje datoteka ili rješenja za pohranu u oblaku sa snažnim kontrolama privatnosti i ograničenjima pristupa. Redovito ažurirajte i krpajte softver kako biste održali sigurnost podataka.
4. Dokumenti i odlaganje: Implementirajte sigurne prakse upravljanja dokumentima za obradu papirologije vezane uz projekt. Uspostavite smjernice za označavanje, skladištenje i sigurno odlaganje povjerljivih dokumenata, uključujući njihovo uništavanje ili spaljivanje kada više nisu potrebni.
5. Oznake i svijest: Prikažite vidljive znakove koji podsjećaju sudionike da poštuju privatnost i povjerljivost. Pojačajte važnost povjerljivosti tijekom sastanaka i treninga. Educirajte članove tima o rizicima povrede podataka i važnosti privatnosti i povjerljivosti podataka.
6. Ugovori o tajnosti podataka (NDA): razmislite o tome da svi članovi tima potpišu NDA koji ističu njihovu odgovornost za zaštitu osjetljivih informacija. NDA stvaraju pravne obveze i posljedice za pojedince koji krše povjerljivost.
7. Kontrole pristupa: Implementirajte odgovarajuće kontrole pristupa unutar soba za sastanke i prostora za suradnju. Koristite kartice s ključevima ili lozinke kako biste ograničili ulazak samo na ovlaštene osobe. Redovito pregledavajte i ažurirajte dopuštenja pristupa kako se članovi tima mijenjaju ili napuštaju projekt.
8. Pravila privatnosti: Razvijte i nametnite snažne politike privatnosti koje jasno definiraju kako će se postupati s osobnim i osjetljivim informacijama tijekom aktivnosti upravljanja projektom. Pobrinite se da članovi tima budu upoznati s tim pravilima i da prođu obuku o njihovoj primjeni.
9. Procjene utjecaja na privatnost (PIA): Provedite PIA kako biste identificirali i riješili potencijalne rizike za privatnost povezane s aktivnostima upravljanja projektom. Procijenite utjecaj prikupljanja, dijeljenja i pohranjivanja podataka na privatnost i povjerljivost. Provesti mjere za ublažavanje identificiranih rizika.
10. Redovita revizija i usklađenost: Provedite periodične revizije kako biste osigurali usklađenost sa zahtjevima privatnosti i povjerljivosti. Pratite zapisnike pristupa, obrasce korištenja i pridržavanje utvrđenih pravila. Odmah riješite sve uočene nedostatke ili probleme i kontinuirano poboljšavajte sigurnosne protokole.
Datum objave: